Cách Sử Dụng Máy Fax Cho Người Mới Mua Chuẩn Nhất

Máy fax vẫn là công cụ quan trọng trong nhiều doanh nghiệp, giúp truyền tải tài liệu nhanh chóng và an toàn. Tuy nhiên, để sử dụng máy fax hiệu quả, bạn cần nắm rõ cách cài đặt và vận hành thiết bị. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp Cách Sử Dụng Máy Fax Cho Người Mới Mua Chuẩn Nhất, giúp bạn dễ dàng thao tác và khai thác tối đa các tính năng của máy fax.

Cách sử dụng máy fax cho người mới mua chuẩn nhất

Bước 1: Cài đặt chế độ nhận Fax

Để cài đặt chế độ nhận fax, bạn hãy nhấn lần lượt các phím # 7 3. Trên màn hình máy Fax sẽ hiển thị MANUAL ANSWER, kèm theo các chế độ nhận fax khác nhau để lựa chọn:

• TEL Mode: Khi có chuông báo, bạn nhấc điện thoại lên để nghe. Nếu là tín hiệu fax, chỉ cần nhấn phím START và đặt ống nghe xuống, máy sẽ tự động nhận fax.
• TEL/FAX Mode: Máy tự động nhận fax mà không cần đổ chuông nếu nhận diện được tín hiệu fax. Trong trường hợp là cuộc gọi điện thoại, máy sẽ đổ chuông như bình thường.
• FAX ONLY Mode: Nhấn phím AUTO ANSWER để kích hoạt chế độ này. Khi đèn AUTO ANSWER sáng, máy sẽ tự động nhận fax. Nếu đèn tắt, máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX.

Chế độ nhận fax: TAM/FAX. Để chuyển sang chế độ TAM/FAX, bạn nhấn phím MENU, sau đó nhấn tiếp tổ hợp phím # 7 8. Chế độ này sẽ ghi âm lời nhắn nếu sau một hồi chuông không có tín hiệu fax.

Bước 2: Thiết lập số lần hồi chuông để nhận fax

Nhấn lần lượt các phím # 7 8, màn hình sẽ hiển thị TEL/FAX RING. Bạn có thể chọn số lần hồi chuông mà mình mong muốn, sau đó nhấn phím SET để lưu lại cài đặt.

Bước 3: Cài đặt chức năng thống kê của máy fax

Để cài đặt chức năng thống kê, nhấn lần lượt các phím # 2 2. Sử dụng phím NAVIGATOR (mũi tên lên/xuống) để chọn chế độ:

• ON: Máy sẽ in báo cáo thống kê sau mỗi 35 bản fax.
• OFF: Máy sẽ không in báo cáo thống kê.

Sau khi chọn chế độ mong muốn, nhấn SET để lưu cài đặt.

Bước 4: Cài đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax

Nhấn tổ hợp phím # 0 4, màn hình sẽ hiển thị SENDING REPORT. Bạn có thể tùy chọn chế độ bằng cách nhấn phím SET:

• MODE = OFF: Không in báo cáo sau khi gửi fax.
• MODE = ON: In báo cáo sau mỗi lần gửi fax thành công.
• MODE = ERROR: Chỉ in báo cáo khi gặp lỗi trong quá trình gửi fax.

Sau khi thiết lập xong, nhấn SET để lưu lại cài đặt..

Mẹo sử dụng máy fax kéo dài tuổi thọ

Vệ sinh máy fax định kỳ

Vệ sinh máy fax thường xuyên là một bước quan trọng giúp kéo dài tuổi thọ của thiết bị. Bạn nên lau chùi bề mặt máy bằng khăn mềm, tránh sử dụng dung dịch có hóa chất mạnh dễ làm hư hại lớp vỏ ngoài. Đặc biệt, cần chú ý đến bộ phận quét và cuộn kéo giấy. Bụi bẩn hoặc cặn giấy có thể bám vào, làm giảm chất lượng bản fax, gây kẹt giấy hoặc khiến máy hoạt động không ổn định. Để làm sạch bộ phận quét, sử dụng vải mềm và khô, lau nhẹ nhàng để tránh trầy xước bề mặt kính quét.

Sử dụng loại giấy và mực phù hợp

Chọn loại giấy và mực in chất lượng tốt là yếu tố quan trọng để bảo vệ máy fax. Sử dụng giấy quá mỏng có thể làm kẹt giấy, trong khi giấy quá dày có thể gây hỏng bộ phận cuộn kéo. Ngoài ra, chỉ nên sử dụng mực chính hãng hoặc mực in có chất lượng cao để tránh làm tắc đầu phun, gây hao mòn và giảm tuổi thọ máy. Tránh để giấy in trong môi trường ẩm ướt, dễ gây ẩm mốc và kẹt giấy.

Đặt máy fax ở vị trí thông thoáng

Vị trí lắp đặt máy fax cũng ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và tuổi thọ thiết bị. Hãy đặt máy ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp hoặc gần các thiết bị nhiệt như máy in, máy photocopy. Nhiệt độ cao và độ ẩm có thể làm hỏng linh kiện bên trong, dẫn đến hỏng hóc không đáng có. Ngoài ra, không đặt máy fax quá gần tường để đảm bảo hệ thống tản nhiệt hoạt động tốt, giúp thiết bị không bị quá nhiệt khi sử dụng lâu dài.

Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ

Bảo dưỡng định kỳ là chìa khóa giúp máy fax hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ. Nên kiểm tra các linh kiện như cuộn kéo giấy, bộ phận quét, và các cổng kết nối. Nếu phát hiện dấu hiệu mòn hoặc hư hỏng, hãy thay thế ngay lập tức để tránh làm ảnh hưởng đến các linh kiện khác. Bạn cũng nên cập nhật firmware mới nhất cho máy fax, nếu có, để cải thiện hiệu suất và sửa các lỗi phần mềm.

Tắt máy khi không sử dụng

Để tiết kiệm năng lượng và bảo vệ linh kiện bên trong, hãy tắt máy fax khi không sử dụng trong thời gian dài. Việc để máy hoạt động liên tục có thể làm nóng các linh kiện, gây hao mòn nhanh chóng. Trước khi tắt, hãy đảm bảo rằng không có bản fax nào đang được gửi hoặc nhận. Sau khi tắt máy, nên rút phích cắm ra khỏi ổ điện nếu bạn không sử dụng trong nhiều ngày, nhằm tránh hư hỏng do dòng điện không ổn định hoặc sự cố chập điện.

Với các bước hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn sẽ dễ dàng sử dụng máy fax một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!