Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tìm kiếm và trích xuất thông tin tương ứng. Thông thường, người ta thích sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu và tìm kiếm giá trị trùng lặp trong các bảng tính Excel. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn lọc thông tin như tên sản phẩm, đơn giá, số lượng, v.v., dựa trên mã số, mã vạch, và nhiều thông tin khác. Trong bài viết này, Minh Đức PC sẽ Hướng Dẫn Cách Dùng Hàm VLOOKUP Để Lọc Dữ Liệu Hiệu Quả Nhất một cách dễ dàng và nhanh chóng!
Hàm VLOOKUP là hàm gì? Có tác dụng gì cho giới văn phòng?
Hàm VLOOKUP, viết tắt của Vertical Look Up, là một trong những hàm cơ bản được rất nhiều người sử dụng trong ứng dụng Excel. Chức năng chính của hàm VLOOKUP là cho phép người dùng tìm kiếm dữ liệu trong một bảng hoặc phạm vi theo hàng dọc, sau đó trả về giá trị tương ứng theo hàng ngang.
Trong thực tế, dân văn phòng thường áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu và tìm kiếm giá trị theo cột, như tìm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, v.v., dựa trên mã vạch, mã sản phẩm, hoặc để tìm thông tin như tên, cấp bậc nhân viên dựa trên các số liệu, tiêu chí nhất định. Hơn nữa, bạn cũng có thể kết hợp hàm VLOOKUP với các hàm khác trong Excel, như LEFT, RIGHT, IF, SUM, để tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu.
Tổng hợp cú pháp của hàm VLOOKUP trong Excel
Để sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu, bạn có thể thực hiện theo cú pháp sau:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])
Chi tiết các đối số như sau:
+ Lookup_value: Đây là giá trị cần tìm kiếm, có thể nhập trực tiếp giá trị hoặc tham chiếu đến một ô trong bảng tính Excel.
+ Table_array: Đây là bảng giới hạn được sử dụng để thực hiện tìm kiếm.
+ Col_index_num: Đây là số thứ tự của cột mà bạn muốn trích xuất dữ liệu từ bảng, tính từ trái sang phải.
+ [Range_lookup]: Đây là tùy chọn và quyết định cách thực hiện tìm kiếm. Nếu bỏ qua, giá trị mặc định là số 1.
- Khi Range_lookup bằng 1 (TRUE): Thực hiện tìm kiếm tương đối.
- Khi Range_lookup bằng 0 (FALSE): Thực hiện tìm kiếm chính xác.
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu hiệu quả nhất
Để hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu và tìm kiếm giá trị trùng, bạn có thể tham khảo một số ví dụ đơn giản dưới đây:
Ví dụ: Xếp loại học sinh theo thăng điểm số
Sau kỳ kiểm tra, kết quả điểm trung bình của từng học sinh được ghi lại trong bảng dưới đây. Mục tiêu là xếp loại học sinh dựa trên bảng 2 (I4:K7).
Tại ô E4 trong bảng, để sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu, bạn cần nhập công thức như sau: =VLOOKUP(D4,$I$4:$K$7,2,1). Trong đó:
- Dấu $ được sử dụng để cố định các cột khi công thức được sao chép sang các ô khác.
- Col_index_num = 2 là số thứ tự sắp xếp của cột dữ liệu.
- Range_lookup = 1 (tìm kiếm tương đối) để tìm kiếm điểm số gần nhất.
Khi đó, Excel sẽ sử dụng điểm số từ ô D4 và dò tìm trong bảng 2. Khi tìm thấy giá trị gần nhất (ví dụ, giá trị 8), Excel sẽ trả về kết quả tương ứng từ cột 2, tức là "Giỏi".
Sau đó, bạn có thể kéo công thức xuống các ô còn lại của cột xếp loại để có kết quả phân loại chính xác, hoàn thành cách sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu.
Khi dùng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu thường xảy ra một số lỗi sau
Khi sử dụng hàm VLOOKUP, có thể xảy ra các tình huống khi hàm gặp lỗi và không hiển thị kết quả như mong đợi. Trong phần này, Minh Đức PC sẽ giới thiệu bốn lỗi thường gặp và cung cấp các giải pháp để giúp bạn khắc phục.
Lỗi #NAME trên hàm VLOOKUP
- Nguyên nhân: Lỗi #NAME? có thể xuất hiện khi sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu nếu giá trị Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép (").
- Khắc phục: Đối với việc tìm kiếm giá trị có định dạng văn bản, việc sử dụng dấu ngoặc kép là quan trọng để Excel có thể nhận diện đúng công thức.
Ví dụ: Nếu bạn có một giá trị như "Nước ngọt" mà thiếu dấu ngoặc kép, điều này có thể dẫn đến lỗi #NAME?. Để khắc phục, hãy sửa giá trị thành "Nước ngọt" để đảm bảo công thức hoạt động đúng.
Lỗi #N/A trên hàm VLOOKUP
- Nguyên nhân: Lỗi này xuất hiện khi người dùng thiết lập giới hạn bảng dò tìm (Table_array) không chính xác. Hàm VLOOKUP chỉ có thể tìm kiếm giá trị trong cột nằm ở bên trái cùng của bảng dò tìm.
- Khắc phục: Để khắc phục lỗi này, bạn cần điều chỉnh hàm VLOOKUP để tham chiếu đúng cột cần tìm kiếm.
Ví dụ: Nếu Table_array là B3:D12 và bạn muốn tìm kiếm giá trị trong cột C, bạn cần sửa Table_array thành C3:D12.
Lưu ý: Đảm bảo rằng cột mà bạn muốn tìm kiếm nằm ở bên trái của cột chứa giá trị Lookup_value.
Lỗi #VALUE trên hàm VLOOKUP
- Nguyên nhân: Lỗi #VALUE! xuất hiện khi sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu và giá trị của Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức hàm.
- Khắc phục: Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra và chỉnh sửa giá trị của Col_index_num trong công thức.
Ví dụ: Nếu giá trị của Col_index_num bằng 0, điều này sẽ dẫn đến lỗi #VALUE!. Để sửa lỗi, bạn cần thay đổi giá trị Col_index_num thành một giá trị hợp lý, ví dụ 2.
Lỗi #REF trên hàm VLOOKUP
- Nguyên nhân: Lỗi #REF! xuất hiện khi người dùng nhập giá trị Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array.
- Khắc phục: Để khắc phục lỗi này, hãy kiểm tra lại công thức của hàm VLOOKUP và đảm bảo rằng giá trị Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.
Ví dụ: Nếu Col_index_num là 3 trong khi Table_array chỉ có 2 cột (ví dụ: C3:D12), điều này sẽ dẫn đến lỗi #REF!. Để khắc phục, bạn cần điều chỉnh giá trị Col_index_num thành một giá trị hợp lý, ví dụ như 2.
Những lưu ý quan trọng khi bạn dùng hàm VLOOKUP trong Excel
Ngoài những lỗi đã nêu trên, hãy nhớ các lưu ý quan trọng sau khi áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu và tìm kiếm giá trị trùng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn:
Sử dụng tham chiếu tuyệt đối trên hàm VLOOKUP trong Excel
Bằng cách sử dụng dấu ($) trước các cột và hàng, bạn có thể biến Table_array và Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối. Điều này giúp đảm bảo rằng công thức không bị thay đổi khi bạn sao chép nó sang các ô khác.
Ví dụ, ở ô D17, có công thức như sau: =VLOOKUP(B13,$B$2:$C$10,2,0). Khi bạn copy công thức này sang ô D18, thì Table_array vẫn giữ nguyên giá trị nhờ sử dụng tham chiếu tuyệt đối.
Nếu không sử dụng tham chiếu tuyệt đối, giá trị của Lookup_value và Table_array sẽ thay đổi khi bạn copy công thức, dẫn đến kết quả tìm kiếm không chính xác.
Ví dụ, nếu công thức ở ô D17 là =VLOOKUP(B13,B2:C10,2,0), khi bạn copy công thức sang ô D18, Table_array trong hàm sẽ thay đổi thành =VLOOKUP(B14,B3:C11,2,0). Sử dụng tham chiếu tuyệt đối là quan trọng để đảm bảo tính đồng nhất và độ chính xác của công thức khi làm việc với dữ liệu trong Excel.
Chọn điều kiện dò tìm dữ liệu trên hàm VLOOKUP trong Excel
Khi sử dụng hàm VLOOKUP và thiết lập Range_lookup (tìm kiếm chính xác) bằng 0 hay FALSE, cần lưu ý rằng hàm sẽ chỉ chấp nhận giá trị chính xác và không chấp nhận giá trị thập phân chứa dấu phẩy.
Ví dụ, khi nhập công thức với Range_lookup là 0 hoặc FALSE, kết quả trả về chỉ nhận và trả về giá trị như 5, 6, 7, trong khi không chấp nhận các giá trị như 6.6, 7.4. Điều này có thể dẫn đến lỗi #N/A nếu giá trị cần tìm kiếm không chính xác.
Vì vậy, khi sử dụng hàm VLOOKUP, cần xác định rõ liệu bạn muốn thực hiện tìm kiếm tương đối hay chính xác. Nếu bạn cần tìm kiếm các giá trị gần nhất hoặc trong khoảng, thì Range_lookup nên được thiết lập là 1 (TRUE) để thực hiện tìm kiếm tương đối. Ngược lại, nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác, hãy sử dụng 0 (FALSE). Lưu ý rằng khi sử dụng tìm kiếm chính xác, cần kiểm tra định dạng của dữ liệu để tránh lỗi khi tìm kiếm giá trị thập phân.
Không lưu trữ các giá trị số dưới định dạng văn bản trên hàm VLOOKUP trong Excel
Khi sử dụng hàm VLOOKUP, cần chú ý đến định dạng của dữ liệu trong Table_array và Lookup_value. Nếu dữ liệu số trong Table_array được định dạng là văn bản (Text), và Lookup_value lại là một số (Number), hàm VLOOKUP có thể trả về lỗi.
Trong ví dụ bạn đã đề cập, dữ liệu tại ô B3:B7 đang ở định dạng văn bản (Text), trong khi Lookup_value tại ô A8 là dạng số (Number). Trong trường hợp này, bạn cần chuyển đổi định dạng của dữ liệu trong ô B3:B7 thành số. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách chọn mục "Number" để đảm bảo rằng hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả một cách bình thường.
Chuyển định dạng của dữ liệu đảm bảo sự phù hợp giữa dữ liệu trong Table_array và Lookup_value, từ đó giúp hàm VLOOKUP hoạt động đúng và tránh được các lỗi không mong muốn.
Lọc những giá trị bị trùng trên hàm VLOOKUP trong Excel
Khi sử dụng hàm VLOOKUP để lọc dữ liệu trong trường hợp bảng tính có chứa nhiều giá trị trùng nhau, hàm sẽ trả về kết quả đầu tiên mà nó tìm thấy từ trên xuống dưới. Điều này có thể tạo ra những kết quả không mong muốn khi bạn cần lấy giá trị duy nhất cho mỗi mục.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể thực hiện một trong hai giải pháp sau:
Giải pháp 1: Nếu bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp và chỉ giữ lại một giá trị duy nhất, bạn có thể sử dụng tính năng "Remove Duplicates" của Excel. Bạn chọn cột cần lọc, sau đó vào tab "Data" > "Remove Duplicates" > Chọn cột cần lọc > OK. Điều này sẽ giữ lại một bản sao duy nhất của mỗi giá trị.
Giải pháp 2: Bạn cũng có thể sử dụng công cụ PivotTable để tạo một bảng tổng hợp, từ đó lọc ra danh sách kết quả và thực hiện các phép toán như tổng, trung bình, hay đếm các giá trị của các mục trùng nhau.
Những giải pháp trên giúp bạn xử lý tình huống khi có nhiều giá trị trùng nhau trong dữ liệu và cần lọc ra giá trị duy nhất hoặc thực hiện các phép toán tổng hợp trên chúng.
