Hướng Dẫn Cách Chia Cột Trong Excel Nhanh Chóng, Đơn Giản

Bạn đang đối diện với việc có dữ liệu chuỗi và bạn muốn tìm một cách nhanh chóng để chia cột trong Excel, nhưng bạn không rõ cách thực hiện. Đừng lo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn Cách Chia Cột Trong Excel một cách đơn giản.

Cách chia cột trong Excel nên áp dụng khi nào?

Trước khi tiếp tục vào hướng dẫn về cách chia cột trong Excel, chúng ta hãy xem xét các trường hợp mà chia cột có thể được áp dụng, để có cái nhìn tổng quan.

Khi dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu phân cách, dấu câu

Thường thì tình huống này xảy ra khi bạn di chuyển dữ liệu từ các tệp như Word, Access sang tệp Excel. Trong các ô, chuỗi ký tự thường được phân tách bằng các dấu câu như dấu phẩy ',', dấu ngoặc đơn '()', dấu gạch nối '-', và nhiều dấu câu khác. Việc chia cột sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng nội dung trước và sau mỗi dấu câu đó.

Khi dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau

Trong một số tình huống, khi nhập dữ liệu dưới dạng mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa và tương tự, số lượng ký tự thường là như nhau. Trong trường hợp này, việc chia cột sẽ giúp phân tách các ký tự theo thứ tự tương ứng. Điều này sẽ giúp chúng ta dễ dàng đọc dữ liệu một cách thuận tiện hơn.

Hướng dẫn cách chia đôi cột trong Excel theo dấu phân tách

Dưới đây là cách thực hiện để chia đôi cột trong Excel khi dữ liệu bị phá vỡ bởi các dấu phân cách và dấu chấm, cùng với ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này.

+ Ưu điểm:

• Nhanh chóng & dễ dàng thực hiện.
• Bạn có thể chia cột ngay khi nhập liệu.

+ Nhược điểm: Thiếu nhiều tùy chọn cho việc chia cột.

Sau đây là hướng dẫncụ thể nhất:

• Mở file Excel mà bạn muốn chia cột.
• Kéo để chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn chia.

• Truy cập thẻ "Dữ liệu" (Data) trên thanh menu.
• Chọn "Chuyển văn bản thành cột" (Text to Columns) để mở cửa sổ "Chuyển văn bản thành cột" (Convert Text to Columns Wizard). Bạn cũng có thể mở cửa sổ này bằng cách nhấn tổ hợp phím ALT + D + E.

• Trong cửa sổ "Chuyển văn bản thành cột", chọn tùy chọn "Phân cách" (Delimited), sau đó nhấn "Tiếp theo" (Next).

• Trong hộp thoại "Dấu phân cách" (Delimiters), chọn các dấu phân cách mà bạn muốn sử dụng để chia cột, ví dụ: dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), khoảng trắng (space),... Sau khi chọn, bạn có thể xem trước định dạng hiển thị ở phần "Xem trước dữ liệu" (Preview) dưới cùng của cửa sổ. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn tùy chọn "Khác" (Other) và nhập dấu gạch ngang "-" vào ô bên cạnh.

• Chọn định dạng cho các cột trong phần "Định dạng cột" (Column data format). Bạn có thể chọn "Chung" (General) nếu không có định dạng cụ thể. Sau đó, chọn vị trí ô mà các cột mới tạo ra sẽ hiển thị trong phần "Đích" (Destination). Trong ví dụ này, chúng ta chọn "Ô" (Cell) và nhập ô "A4".

• Nhấn "Hoàn tất" (Finish) để hoàn thành quá trình chia cột trong Excel.

Đây là kết quả sau khi chia cột dựa trên dấu phân cách. Bạn sẽ thấy nội dung trong một cột đã được phân tách thành các cột riêng biệt như Mã nhân, Chi nhánh, Chức năng. Phương pháp chia cột này giúp dễ dàng phân biệt nội dung hơn.

Lưu ý rằng, trong các bước trên, tùy chọn và định dạng có thể thay đổi tùy thuộc vào dữ liệu cụ thể và yêu cầu của bạn.

Hướng dẫn cách chia cột trong Excel bằng các công thức

Ngoài phương pháp Sử dụng Text to Columns, bạn cũng có thể sử dụng các hàm trong Excel để phân tách một ô hay một cột thành nhiều ô hoặc cột khác. Dưới đây là một số công thức thường được sử dụng để chia cột trong Excel:

1. Hàm LEFT: Cho một số ký tự từ phía bên trái của một chuỗi.
2. Hàm RIGHT: Cho về một số ký tự từ phía bên phải của một chuỗi.
3. Hàm MID: Cho về một số ký tự ở vị trí giữa của một chuỗi.
4. Hàm FIND: Kiểm tra vị trí xuất hiện đầu tiên của một chuỗi con trong một chuỗi cha.
5. Hàm LEN: Cho về giá trị độ dài của chuỗi.

Ví dụ minh họa: Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu như sau:

Yêu cầu: Sử dụng hàm để tách Họ và Tên thành hai cột riêng biệt.

Bước 1: Trong ô B6, nhập công thức =LEFT(A6,FIND(" ",A6)). Đây là một công thức kết hợp hàm LEFT và hàm FIND. Hàm LEFT sẽ lấy giá trị từ bên trái sang phải của ô A6, kết hợp với hàm FIND để tìm vị trí của dấu cách trong ô A6.

Đây là kết quả của cột "Họ" sau khi đã được tách từ cột "Họ và Tên".

Bước 2: Trong ô C6, nhập công thức =RIGHT(A6,LEN(A6)-FIND(" ",A6)). Đây là một công thức kết hợp hàm RIGHT, hàm LEN và hàm FIND. Hàm RIGHT sẽ lấy giá trị từ bên phải sang trái của ô A6, kết hợp với hàm LEN để tính độ dài của ô A6 và hàm FIND để tìm vị trí của dấu cách trong ô A6.

Đây là kết quả của cột "Tên" sau khi đã được tách từ cột "Họ và Tên".

Dựa trên ví dụ trên, bạn có thể thấy cách chia một cột thành nhiều cột trong Excel đã trở nên đơn giản hơn. Tiếp theo, chúng ta có thể thảo luận về cách chia cột theo đường chéo trong Excel.

Cách chia cột chéo trong Excel nhanh chóng

Khi nào thì chúng ta nên sử dụng gạch chéo trong một ô? Dưới đây là những trường hợp bạn nên biết khi cần sử dụng gạch chéo trong Excel:

1. Khi muốn ghi cả tên cột hoặc tên hàng trong một ô.
2. Khi muốn tạo chú thích cho người xem mà không nhập dữ liệu.
3. Khi bạn muốn đánh dấu ô cần để trống.

Hướng dẫn nhanh:

1. Di chuyển đến ô cần gạch chéo.
2. Nhấp chuột phải và chọn "Format Cells".
3. Chọn tab "Border".
4. Nhấp vào biểu tượng gạch chéo trái hoặc gạch chéo phải.
5. Nhấp OK để tạo đường gạch chéo trong ô Excel.

Hướng dẫn chi tiết:

Ví dụ minh họa: Hãy tạo đường gạch chéo trong ô A2 của bảng sau:

Bước 1: Di chuyển đến ô cần gạch chéo. Nhấp chuột phải và chọn "Format Cells".

Bước 2: Trong hộp thoại "Format Cells", chọn tab "Border" và sau đó nhấp vào biểu tượng gạch chéo như hình minh họa.

Bước 3: Ghi nội dung vào các phần bị gạch chéo bằng cách nhấp đúp chuột trái vào ô đó.

Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để xuống dòng và nhập nội dung tiếp theo.

Đối với hệ điều hành macOS, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Command + Enter để xuống dòng.

Bước 5: Sử dụng phím Space để căn chỉnh nội dung cho phù hợp.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn đã tạo thành công đường gạch chéo trong ô Excel. Với cách chia cột chéo trong Excel này, bạn có thể tạo ra bảng dữ liệu rõ ràng và dễ đọc hơn. Đây là một tính năng hữu ích mà bạn có thể áp dụng trong công việc của mình.

Qua bài viết trên, mình đã chỉ bạn Cách Chia Cột Trong Excel một cách đơn giản. Hy vọng rằng những phương pháp trên sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng những cách làm này và đừng quên ghé thăm trang web Điện Thoại Vui để tìm hiểu thêm nhiều mẹo Excel hữu ích mỗi ngày!